新規システム導入やシステムリプレースプロジェクトにおいて、現行の業務フロー（AsIs業務フロー）の提出を求められたことはないでしょうか。
現行の業務フローの存在は、プロジェクトの成功に必要不可欠です。
しかし、なぜ現行の業務フローを作成しなければいけないのでしょうか。
本記事では、現行業務フローを作成する目的とメリットについて解説します。
業務フロー、業務フロー図とは？
業務フローとは、業務の流れを可視化したものです。
業務フローを図形やベクトル（矢印など）を用いて時系列順に表現したものを、業務フロー図といいます。
業務フロー図の作成目的とメリット
業務フロー図を作成する一番の目的は、業務の流れを正確に可視化することです。
業務の流れを正確に可視化することで、以下のようなメリットがあります。
- 現行業務の理解促進および効率化
- 現行業務の課題や問題点の早期発見
- 関係者へのスムーズで効率のいい情報共有
- 業務改善案の立案および議論促進
- 内部統制証拠書類としての活用
メリット1：現行業務の理解促進および効率化
現行業務を理解するのに業務フロー図を活用することで、業務を流れに沿って確認することができます。
実際の業務をイメージしやすくなり、より深く業務を理解することができます。
また、業務理解にかかる時間を短縮することができるため、業務理解コストを削減することができます。
メリット2：現行業務の課題や問題点の早期発見
業務フロー図を確認しながら業務改善の議論を行うことで、課題・問題点の原因特定や改善案立案を促進します。
多くの業務課題は、前工程の業務や複数の業務に原因があり、該当の業務のみに原因があるケースは少ないです。
そのため、業務の一連の流れを時系列順に確認できる業務フロー図を用いて業務改善案の検討や議論を行うことで、より効果的な業務改善を行うことができます。
メリット3：関係者へのスムーズで効率のいい情報共有
新任の業務担当者や新入社員への教育・研修資料に使用することで、スムーズかつ効率よく現行業務を共有することができます。
また、自身が担当する業務が、事業活動の中でどの業務に該当しているのかを理解することができます。
社外の人間であるため、当然あなたの会社の業務について把握しておりませんが、プロジェクトを成功させるためには業務理解を深めてもらう必要があります。
そこでベンダー企業に業務フロー図を提出することで、ベンダー側の業務理解を促進することができます。
メリット4：業務改善案の立案および議論促進
業務フロー図を確認しながら業務改善の議論を行うことで、課題・問題点の原因特定や改善案立案を促進します。
多くの業務課題は、前工程の業務や複数の業務に原因があり、該当の業務のみに原因があるケースは少ないです。
そのため、業務の一連の流れを時系列順に確認できる業務フロー図を用いて業務改善案の検討や議論を行うことで、より効果的な業務改善を行うことができます。
メリット5：内部統制証拠書類としての活用
これまでに挙げたメリットと少しベクトルは異なりますが、現行業務フロー図は、内部統制の証拠書類になります。
上場企業は、内部統制の評価結果を内部統制報告書として金融庁に提出する必要があります。
その証拠として有効な書類の一つが業務フロー図です。
あらかじめ最新の業務フローを作成・管理しておくことで、報告時の資料作成の手間を削減することができます。
まとめ
本記事では、業務フロー図を作成する目的とメリットについて解説しました。
普段の業務やシステム開発プロジェクトにおいて、現行業務フローが非常に重要であることをご理解頂けたと思います。
業務改革やシステム開発を確実に成功させるために、より正確で分かりやすい現行業務フローの作成を心がけてください。